STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BARBERIUM BARBERSHOP

Terakhir Diperbarui: 20 Januari 2026

KETENTUAN KARYAWAN

1. Kapster & Merangkap Kasir

1. TUJUAN

SOP ini disusun sebagai pedoman kerja resmi yang mengatur disiplin, tanggung jawab, hak, kewajiban, serta standar perilaku Kapster dan Kapster merangkap Kasir dalam menjalankan seluruh aktivitas operasional Barberium Barbershop secara profesional, tertib, konsisten, dan bertanggung jawab, guna:

• Menjaga kualitas pelayanan kepada pelanggan
• Menjamin ketertiban operasional seluruh outlet
• Melindungi aset, omset, dan reputasi perusahaan
• Mencegah terjadinya kecurangan dan pelanggaran kerja

2. RUANG LINGKUP

SOP ini mengikat seluruh Kapster dan Kapster merangkap Kasir, mencakup:

• Sistem kerja dan jam operasional
• Kewajiban kehadiran dan standby siap kerja
• Reward dan punishment
• Hak, kewajiban, dan ketentuan kerja kapster
• Prosedur opening dan closing outlet
• Prosedur pelayanan pelanggan
• Prosedur transaksi dan pembayaran
• Penanganan komplain pelanggan
• Pengelolaan stok dan pembelian bahan baku
• Ketentuan pengunduran diri (resign)

3. SISTEM KERJA & JAM OPERASIONAL

3.1 Jam Operasional Outlet

• 09.00 – 21.00 WIB (Seluruh Cabang)
• 10.00 – 22.00 WIB (Cabang Berbah)

3.2 Jadwal Kerja Kapster

a. Reguler Shift

• Jam kerja: 12.00 – 21.00 WIB
• Waktu istirahat: 1 jam (16.00 – 17.00 WIB)
• Total jam kerja efektif: 8 jam

b. Long Shift

• Jam kerja: 09.00 – 21.00 WIB
• Waktu istirahat:
  • 12.00 – 13.00 WIB
  • 17.00 – 18.00 WIB
• Total jam kerja efektif: 10 jam
• Insentif long shift: Rp15.000 per hari

4. KEWAJIBAN KEHADIRAN & STANDBY SIAP KERJA

1. Kapster WAJIB hadir tepat waktu sesuai jadwal shift yang telah ditetapkan.
2. Kapster WAJIB standby siap kerja sejak awal jam shift dimulai.
3. Standby siap kerja mencakup:

• Sudah melakukan absensi
• Menggunakan seragam dan atribut kerja lengkap
• Alat kerja bersih dan siap digunakan
• Berada di area kerja (bukan di ruang istirahat, luar outlet, atau area non-operasional)

4. Kapster yang hadir namun:

• Belum siap kerja
• Tidak berada di area kerja
• Masih mempersiapkan diri setelah jam shift dimulai
• dianggap belum standby dan tetap dikenakan ketentuan keterlambatan.

4. Dalam kondisi tertentu (high season, lonjakan pelanggan, atau kebutuhan operasional), kapster WAJIB mengikuti penyesuaian jadwal yang ditetapkan oleh management tanpa pengecualian.

5. REWARD & PUNISHMENT

5.1 Reward

• Kapster berhak memperoleh bonus berdasarkan penilaian kinerja (KPI) yang ditetapkan oleh management, meliputi:
  • Kehadiran dan kedisiplinan
  • Kepatuhan terhadap SOP
  • Kualitas pelayanan
  • Kontribusi terhadap penjualan dan kepuasan pelanggan

5.2 Punishment

1. Keterlambatan kerja dikenakan potongan Rp10.000 per jam sesuai jadwal.
2. Keterlambatan masuk kerja 2 (dua) kali berturut-turut dikenakan denda Rp50.000 per hari.
3. Libur mendadak tanpa keterangan:
   • Wajib mengganti 2 (dua) kali long shift
   • Tanpa mendapatkan insentif long shift
4. BOLOS / tidak masuk kerja tanpa keterangan dikenakan potongan Rp50.000 per hari.
5. Kapster yang mengambil libur melebihi jatah 4 (empat) hari dalam sebulan:

• WAJIB mengganti uang ganti libur sebesar Rp35.000 per hari
• Libur tambahan tetap WAJIB mendapatkan persetujuan management.

6. HAK, KEWAJIBAN & KETENTUAN KERJA KAPSTER

6.1 Hak Kapster

1. Setiap kapster berhak memperoleh:
   • Jadwal kerja yang adil dan merata
   • Jatah reguler shift dan long shift yang sama dalam satu outlet atau tidak berbeda jauh dari partner dalam 1 outlet, demi terciptanya lingkungan kerja yang sehat dan menjaga kesehatan kapster.
   • Jatah libur 4 (empat) hari dalam 1 (satu) bulan
2. Kapster berhak mendapatkan uang ganti libur sebesar Rp35.000 per hari apabila jatah libur bulanan tidak digunakan.
3. Hak libur hanya dapat digunakan apabila tidak mengganggu operasional outlet.

6.2 Kewajiban Kapster Terkait Jadwal Kerja

1. Jadwal kerja kapster ditentukan berdasarkan:
   • Laporan harian setelah closing yang dikirim ke grup resmi outlet, dan/atau
   • Arahan langsung dari management.
2. Jadwal yang telah dilaporkan dan disepakati bersifat mengikat.
3. Kapster WAJIB mematuhi jadwal kerja yang telah ditetapkan.
4. Perubahan jadwal kerja tidak dapat dilakukan sepihak oleh kapster.

6.3 Ketentuan Izin Libur Terencana

1. Pengajuan izin libur WAJIB dilakukan minimal H-3 (tiga hari) sebelumnya.
2. Pengajuan izin libur disampaikan kepada:
   • Supervisor/Manager Outlet, dan
   • Rekan kapster dalam satu outlet (melalui grup resmi).
3. Izin libur hanya dapat disetujui apabila:
   • Tersedia kapster pengganti (backup), dan
   • Tidak mengganggu kelancaran operasional outlet.
4. Kapster WAJIB mengupayakan dan mengajukan nama kapster pengganti sebelum izin libur disetujui.
5. Izin libur baru dianggap sah setelah mendapat persetujuan dari Manager Outlet atau Management.

6.4 Sanksi Libur Mendadak Tanpa Keterangan

1. Libur mendadak HANYA diperbolehkan dalam kondisi:

• Sakit dengan surat keterangan dokter,
• Kematian keluarga,
• Kemalangan atau kondisi darurat sejenis yang dapat dipertanggungjawabkan.
• Di luar kondisi tersebut, libur mendadak TIDAK DIBENARKAN dan dianggap sebagai pelanggaran disiplin.
• Surat keterangan atau bukti pendukung WAJIB disampaikan kepada Manager Outlet/Management.

1. Kapster yang libur mendadak tanpa keterangan:
   • WAJIB mengganti 2 (dua) kali long shift
   • TANPA mendapatkan insentif long shift
   • DENDA punishment 100.000/hari
2. Libur mendadak yang dilakukan lebih dari 1 (satu) kali dalam periode kerja berjalan akan:
   • Dicatat sebagai pelanggaran kedisiplinan
   • Mempengaruhi penilaian KPI
   • Menjadi bahan evaluasi lanjutan oleh management
3. Libur mendadak tidak menghapus kewajiban kerja dan tidak mengurangi tanggung jawab kapster terhadap operasional outlet.

7. KETENTUAN & SANKSI KECURANGAN TRANSAKSI

1. Setiap transaksi WAJIB dicatat penuh dan benar di sistem kasir POS.
2. Bentuk kecurangan transaksi meliputi, namun tidak terbatas pada:
   • Tidak mencatat transaksi ke sistem
   • Mengurangi nominal transaksi
   • Tidak memberikan nota/struk kepada pelanggan
   • Menggunakan uang hasil transaksi untuk kepentingan pribadi
   • Memanipulasi data transaksi atau member
3. Setiap 1 (satu) kali kecurangan transaksi, kapster dikenakan denda 100 (seratus) kali nilai kerugian tanpa negosiasi.
   • Contoh: Kerugian Rp25.000 → denda Rp2.500.000
4. Management memiliki kewenangan penuh untuk:
   • Melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
   • Menahan bagi hasil / menghanguskan bagi hasil sebagai ganti rugi kecurangan
   • Melaporkan ke pihak berwajib apabila memenuhi unsur pidana
5. Kebijakan ini bersifat zero tolerance dan diberlakukan sebagai bentuk perlindungan aset, kepercayaan, dan keberlangsungan perusahaan.

8. PROSEDUR OPENING

1. Kapster WAJIB absen di group Whatsapp & link khusus absensi.
2. Kapster membersihkan semua ruangan, kaca depan dan meja kerja barbershop untuk kemudian mengirimkan report VIDEO semua sisi ke group absensi, lalu kemudian team management akan memvalidasi kebersihan outlet telah sesuai dan siap melayani pelanggan atau perlu dibersihkan kembali.
3. Kapster memastikan semua alat, handuk dan bahan bersih dan tertata rapi. Setelah semua persiapan selesai Kapster membuka Barbershop dengan menyalakan lampu Barberpole dan memutar plat OPEN.
4. Barbershop dibuka pada pukul 09.00 WIB (pukul 10.00 WIB Cabang Berbah).

9. PROSEDUR CLOSING

1. Closing Barbershop pada pukul 21.00 WIB (pukul 22.00 WIB Cabang Berbah)
2. Kapster mematikan lampu Barberpole, seluruh lampu area kerja/ yang tidak digunakan dan memutar plat CLOSE.
3. Kapster Wajib mengirim laporan harian & double cek untuk memastikan sesuai dengan sistem kasir dan mengirimkan ke grup whatsapp Barberium Barbershop.
4. Kapster membersihkan dan memastikan semua ruangan telah bersih dan rapi ( mengirim report foto ke group absensi ).
5. Kapster memastikan stock bahan (shampoo, tissue leher, hair tonic, dll) masih ada untuk operasional keesokan hari.
6. Kapster memastikan air, alat elektronik, dan listrik sudah dimatikan.
7. Kapster memastikan telah menutup dan mengunci semua pintu dan rolling door dengan baik.
8. Kapster WAJIB mencatat dan melaporkan hasil penjualan hari tersebut setelah closing, lalu kemudian menyetorkan hasil omset pada hari yang sama kepada Manager Keuangan Delapan Barbershop.
9. Segala bentuk penyalah gunaan omset tanpa ijin / tanpa persetujuan management / pencurian , akan ditindak dan dilaporkan kepada pihak berwajib.

10. PROSEDUR TREATMENT POTONG RAMBUT

A. Penerimaan & Konsultasi Awal

1. Kapster WAJIB standby di area kerja selama jam operasional dan siap melayani pelanggan setiap saat.
2. Setiap pelanggan yang datang WAJIB dibukakan pintu dan diterima dengan ramah melalui senyum, salam, dan sapa.
3. Kapster mempersilakan pelanggan:

• Menunggu di area duduk yang telah disediakan apabila masih terdapat antrian, dengan ucapan yang baik dan sopan, atau
• Langsung diantar ke kursi barber apabila tidak terdapat antrian, untuk menerima treatment selanjutnya.

1. Seluruh komunikasi dilakukan dengan bahasa yang sopan, jelas, dan profesional.

B. Konsultasi Awal & Penetapan Treatment

1. Kapster WAJIB memperkenalkan diri dan menanyakan nama pelanggan untuk membangun komunikasi awal.
2. Kapster WAJIB melakukan konsultasi dengan menanyakan secara detail:
   • Model rambut yang diinginkan
   • Panjang dan gaya potongan
   • Preferensi khusus pelanggan
3. Kapster WAJIB memberikan edukasi yang jelas dan mudah dipahami mengenai:
   – Bentuk kepala
   – Jenis dan karakter rambut
   – Kesesuaian model rambut yang diinginkan
   – Guna menghindari miskomunikasi dan potensi komplain.
   – Komunikasi dilakukan secara ramah dan bersahabat untuk membangun hubungan emosional antara kapster, pelanggan, dan brand Barberium Barbershop.

C. Penawaran Program, Edukasi Tambahan & Upselling Paket

1. Kapster WAJIB menginformasikan kepada pelanggan apabila terdapat:
   • Promo
   • Program khusus
   • Paket layanan yang sedang berlangsung.
2. Kapster WAJIB menawarkan dan menjelaskan program aplikasi Delapan+ , termasuk manfaat dan keuntungannya.
3. Kapster WAJIB memberikan referensi model rambut apabila pelanggan membutuhkan saran atau belum menentukan pilihan.
4. Kapster WAJIB melakukan upselling dengan menawarkan Paket Platinum dan Paket Diamond kepada pelanggan, dengan cara menyampaikan nilai (value) dan manfaat layanan, bukan hanya harga.
5. Penyampaian value paket dilakukan dengan menjelaskan keunggulan, antara lain:
   • Kenyamanan layanan yang lebih lengkap
   • Tambahan treatment (seperti hot towel dan perawatan tambahan sesuai paket)
   • Pengalaman layanan yang lebih maksimal dan rileks
6. Penawaran paket dilakukan secara sopan, informatif, dan tidak memaksa, disesuaikan dengan kebutuhan dan kenyamanan pelanggan.
7. Apabila pelanggan tertarik atau membutuhkan penjelasan lebih lanjut:
   • Kapster WAJIB menjelaskan perbedaan Paket Reguler, Platinum, dan Diamond secara ringkas dan jelas.
8. Keputusan akhir pemilihan paket sepenuhnya berada di tangan pelanggan dan WAJIB dihormati oleh kapster.

Kewajiban Pencarian Google Review

1. Setiap kapster WAJIB aktif mengarahkan pelanggan untuk memberikan Google Review.
2. Target minimal adalah 1 (satu) Google Review per hari per kapster.
3. Permintaan review dilakukan dengan cara:
   • Sopan,
   • Tidak memaksa,
   • Setelah layanan selesai dan pelanggan merasa puas.
4. Aktivitas pencarian Google Review:
   • Dicatat sebagai bagian dari penilaian kinerja (KPI), dan
   • Mempengaruhi evaluasi performa kapster.

D. Persiapan & Proses Pemotongan Rambut

1. Setelah model rambut disepakati, kapster WAJIB mempersiapkan seluruh peralatan kerja dalam kondisi bersih dan siap digunakan.
2. Kapster melakukan proses pemotongan rambut sesuai hasil konsultasi.
3. Selama proses berlangsung, kapster WAJIB memperhatikan kenyamanan pelanggan.

E. Konfirmasi Hasil Potongan

1. Setelah proses potong selesai, kapster WAJIB menanyakan kembali kepada pelanggan apakah hasil potongan sudah sesuai.
2. Apabila pelanggan menyatakan belum sesuai:
   • Kapster WAJIB merapikan dan memperbaiki hingga pelanggan menyatakan puas.
3. Proses potong rambut dianggap selesai hanya setelah pelanggan menyatakan setuju dengan hasilnya.

F. Transisi ke Pencucian Rambut

1. Setelah hasil potongan disetujui:
   • Kapster WAJIB membersihkan sisa rambut di area kepala dan tubuh pelanggan.
2. Kapster kemudian mempersilakan pelanggan menuju area pencucian rambut.

11. PROSEDUR PENCUCIAN RAMBUT

1. Kapster melakukan pencucian rambut sesuai standar layanan.
2. Hot Towel diberikan apabila pelanggan memilih paket Spesial atau Pro.
3. Proses pencucian dilakukan hingga bersih dan dibilas dengan benar.
4. Setelah selesai:
   • Rambut dikeringkan menggunakan handuk
   • Pelanggan dipersilakan duduk kembali
   • Dilanjutkan dengan pengeringan menggunakan hair dryer dan penataan rambut (styling).
5. Kapster WAJIB menawarkan produk perawatan rambut yang sesuai dengan kondisi rambut pelanggan.
6. Setelah seluruh proses selesai, pelanggan dipersilakan menuju kasir untuk melakukan pembayaran.

12. PROSES PENERIMAAN PEMBAYARAN

12.1 Penerimaan Pelanggan & Pencatatan Transaksi Dilakukan oleh Kapster

1. Konsumen yang datang ke kasir dilayani dengan ramah oleh Kapster.
2. Kapster WAJIB mencatat transaksi pada system Web POS, memberikan STRUK/NOTA pembayaran pada customer dan di buku catatan yg sudah disediakan.
3. Kapster DILARANG KERAS:

• Melakukan transaksi di luar sistem
• Menunda pencatatan transaksi

12.2 Verifikasi Status Member Barberium Barbershop

1. Kapster WAJIB menanyakan kepada setiap pelanggan apakah sudah terdaftar sebagai member Loyalty Card.
2. Apabila pelanggan SUDAH Memiliki Loyalty Card Member:

• Kapster WAJIB memeriksa kartu loyalty milik pelanggan.
• Kapster WAJIB memberikan stempel pada kartu dengan ketentuan:
• 1 (satu) stempel hanya berlaku untuk 1 (satu) kali kunjungan.
• Kapster DILARANG memberikan:
• Lebih dari 1 stempel dalam 1 kunjungan
• Stempel tanpa kehadiran dan transaksi pelanggan.

       3. Apabila pelanggan BELUM Memiliki Loyalty Card Member

• Kapster WAJIB memberikan Loyalty Card Member kepada pelanggan.
• Kapster WAJIB menuliskan Nama dan Nomor HP pelanggan dengan benar pada kartu.
• Kapster WAJIB mencatat data pelanggan (Nama & Nomor HP) pada Form Loyalty Card / List Customer yang telah disediakan oleh management.
• Pencatatan ini bertujuan agar data fisik (kartu) dan data digital sinkron.

Klaim Free Haircut (Kartu Penuh Stempel)

1. Apabila pelanggan menyatakan:

   • Sudah memiliki Loyalty Card Member, dan

   • Kartu telah penuh 6 (enam) stempel

2. Kapster WAJIB melakukan verifikasi dengan cara:

   • Meminta pelanggan memperlihatkan kartu loyalty, dan

   • Memfoto kartu loyalty yang sedang dipegang oleh pelanggan sebagai bukti.

3. Foto bukti WAJIB dikirim ke grup WhatsApp Barberium Barbershop.

4. Setelah bukti dikirim dan tervalidasi:

   • Pelanggan BERHAK mendapatkan Free Haircut sesuai program yang berlaku.